Conectividade!
Essa é a palavra de ordem num mundo onde as pessoas não podem perder tempo, precisam trabalhar com colegas que estão em escritórios remotos ou em home office em endereços que podem estar há algumas quadras de distância ou do outro lado do mundo.
Em 10 de março de 1876, quando Alexander Graham Bell inventou o telefone, ele revolucionou o mercado e permitiu que a velocidade com que as informações transitavam aumentasse, mas hoje o telefone já não é mais suficiente para atender a todas as demandas da vida moderna.
Depois, vieram os e-mails e com eles a dificuldade de gerir caixas compartilhadas, armazenar e encontrar informações depois até que surgiram as ferramentas que reúnem e organizam o trabalho de equipes remotas. Aí sim, chegamos a real conectividade.
Uma destas ferramentas, que é muito utilizada em todo o mundo, mas ainda tem funcionalidades pouco exploradas pelos usuários, é o Office365. Criado pela Microsoft ele é um ecossistema onde todos os serviços e softwares têm um alto nível de integração entre si, bem como permitem o trabalho remoto e em grupo com foco na produtividade e agilidade de comunicação.
Além das conhecidas ferramentas Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook, o Office365 traz ainda diversas outras que ajudam a resolver problemas como arquivos duplicados no servidor, dificuldade para compartilhar documentos, problemas para alteração de documentos de forma colaborativa, excesso de papel, e-mail, trânsito e atrasos para reuniões.
Entre estas ferramentas estão:
Sharepoint
É uma das ferramentas mais completas de controle de arquivos. Você pode utilizar o Sharepoint como seu servidor de arquivos utilizando a nuvem (lembrando que alguns formatos de arquivos como por exemplo arquivos CAD não são recomendados) sem perder a confiabilidade e ganhando em produtividade. Ele conta com um controle de versão muito completo para documentos e projetos.
É o serviço de e-mail do Office 365. O famoso Exchange Online que entrega o Outlook Web App, conhecido gerenciador de e-mail que é utilizado através de um Navegador Web. Ele passa praticamente a mesma experiência do aplicativo versão de área de trabalho. Detalhe, ele fica totalmente sincronizado com a versão de desktop do outlook, inclusive com as pastas que você cria!
OneDrive
Serviço de armazenamento de dados pessoais na nuvem. Cada conta do Office 365 tem disponível 1TB de espaço para armazenamento de arquivos. Ele possui a vantagem de manter seus dados seguros e sempre disponíveis independente do meio de acesso. Com ele também é possível compartilhar arquivos com qualquer pessoa de maneira simples ágil e principalmente fácil. Você acessa seus arquivos até mesmo do celular a qualquer momento.
Vídeo
É uma espécie de YouTube corporativo, basicamente é um portal onde é possível armazenar vídeos relevantes a empresa. É uma ótima ferramenta para disponibilizar por exemplo um treinamento, uma apresentação em vídeo, uma palavra importante de um diretor, enfim usando a criatividade esta ferramenta pode ser muito poderosa para a empresa.
Sway
É um aplicativo que permite o usuário criar e compartilhar com facilidade relatórios interativos, histórias pessoais, apresentações, etc. A intenção é não perder muito tempo com a formatação do documento, o usuário escolhe o design que mais o agrada e cria a apresentação de forma mais simplificada possível. O uso do Sway é gratuito para todos que possuem uma conta Microsoft (Hotmail, Live ou Outlook.com).
Yammer
Traz ao usuário a experiência das redes sociais, porém para um ambiente Corporativo. Através do Yammer é possível manter uma interação mais dinâmica com a equipe interna, utilizando grupos, redes. Incentivando a colaboração e interação entre equipes, que podem estar próximas ou geograficamente distantes. Esta interação colabora para a redução do fluxo de e-mails e ligações. Para equipes jovens e ambientadas ao Facebook é uma excelente alternativa.
Delve
Tem a função de criar um “portal” com documentos que podem ser relevantes para o usuário. Você não precisa lembrar o título de um documento e nem mesmo onde ele está armazenado, pois Delve mostra os documentos que pertencem ao seu usuário ou sua equipe independente se eles estejam armazenados no OneDrive, Sharepoint ou no seu e-mail.
Skype for Business
É um comunicador instantâneo poderoso, com ele é possível gerar interação através de mensagens instantâneas entre colaboradores e fornecedores. Bem como utilizar a ferramenta para reuniões, conferências, e-learnings, etc. Facilitando a comunicação e colaborando para a redução dos custos de ligação e deslocamento. Você pode inclusive gravar a reuniões e utilizar o conteúdo depois.
Planner
É uma ferramenta desenvolvida para gerenciamento de tarefas e projetos, ela utiliza boards e cards para organização. É possível adicionar participantes e vincular atividades a estes participantes. Facilita o controle de prazos e atividades através de gráficos, interação por meio de conversas e debates relacionadas a uma determinada atividade.
Com tantas ferramentas sincronizadas e prontas para aumentar a integração e produtividade da sua equipe não tem porque continuar sofrendo para organizar os conteúdos colaborativos e equipes, tem?
